Hərtərəfli Bələdçi: Səmərəliliyi artırmaq üçün prosesləri və iş axınlarını sadələşdirin
Son Yeniləmə 19 İyun 2023 tarixində Ian McEwan tərəfindən
Layihə menecerləri və ya komanda liderləri olaraq biz tez-tez sadə işləri mürəkkəbləşdiririk və lazımsız mürəkkəblik yaradırıq, xüsusən də layihələrin idarə edilməsinə və ya biznesin idarə olunmasına gəldikdə.
Bununla belə, tərəfindən proseslərin və iş axınının sadələşdirilməsi, biz rəqabətə davamlı olmaq üçün əməliyyatları optimallaşdıra bilərik. Bu yazıda biz biznes əməliyyatlarını sadələşdirməyin nə demək olduğunu, bunun faydalarını araşdıracağıq və 6 hərəkət edə bilən addım və alət təqdim edəcəyik. iş axınının səmərəliliyini artırmaq.
menyu
- 1-ci hissə. Proseslərin sadələşdirilməsinin aktuallığı
- 2-ci hissə. Biznes əməliyyatlarını və prosesləri sadələşdirmək nə deməkdir?
- 3-ci hissə. Effektivliyi artırmaq üçün prosesləri və iş axınlarını necə sadələşdirmək olar: Addım-addım təlimat
- 4-ci hissə. Biznes proseslərinin sadələşdirilməsi üçün alətlər
- 5-ci hissə. Biznes Proseslərinin Sadələşdirilməsi: Ən Yaxşı Təcrübələr
Tez Xülasə:
- Səmərəsiz biznes prosesləri müəssisələr üçün əhəmiyyətli itkilərə səbəb ola bilər, buna görə də səmərəliliyi artırmaq və xərcləri azaltmaq üçün iş axınlarını və əməliyyatları sadələşdirmək çox vacibdir.
- Biznes proseslərini sadələşdirməyin müxtəlif yolları var, o cümlədən darboğazları müəyyən etmək və aradan qaldırmaq, əl ilə prosesləri avtomatlaşdırmaq və işçilərin məhsuldarlığına nəzarət etmək və optimallaşdırmaq üçün mSpy kimi alətlərdən istifadə etmək.
- Biznes proseslərini uğurla tənzimləmək üçün ilk növbədə hansı proseslərin səmərəliliyə və məsrəflərə təsirinə əsaslanaraq sadələşdirilməsinə üstünlük vermək, potensial neqativ təsirləri nəzərə almaq və biznesin xüsusi ehtiyac və məqsədlərinə cavab vermək üçün yanaşmanı davamlı olaraq qiymətləndirmək və tənzimləmək vacibdir.
Proseslərin sadələşdirilməsinin aktuallığı
Səmərəli iş prosesləri şirkətlər üçün əhəmiyyətli itkilərə səbəb ola bilər. Əslində, bu yaxınlarda aparılan bir araşdırma bunu göstərdi təşkilatlar səmərəsiz proseslər səbəbindən gəlirlərinin 20-30%-ə qədərini itirirlər. Bu, biznes əməliyyatlarının sadələşdirilməsinin vacibliyinin bariz göstəricisidir.
Biznes əməliyyatlarını və prosesləri sadələşdirmək nə deməkdir?
Biznes əməliyyatlarını və prosesləri sadələşdirmək, biznesin fəaliyyət göstərdiyi yolu sadələşdirmək və optimallaşdırmaq deməkdir səmərəliliyi artırmaq, xərcləri azaltmaq və müştəri məmnuniyyətini artırmaq. By vaxt və resursları boşaltmaq, şirkətlər bilər daha yüksək prioritet məqsədlərə diqqət yetirin və daha yaxşı nəticələr əldə edin.
Bir qayda olaraq, biznes əməliyyatları və prosesləri sadələşdirməyə aşağıdakılar daxildir:
- Mövcud proseslərin təhlili
- Bir prosesdə lazımsız addımların və ya darboğazların müəyyən edilməsi və aradan qaldırılması
- Təkrarlanan tapşırıqları avtomatlaşdırmaq, prosesləri sadələşdirmək və səhvləri azaltmaq üçün yeni texnologiyalar və avtomatlaşdırma vasitələrini qəbul edin
- Komandaların və şöbələrin ünsiyyət və əməkdaşlıq üçün yenidən qurulması
Bir işin fəaliyyət göstərmə tərzini optimallaşdırmaqla o, ola bilər daha çevik və bazardakı dəyişikliklərə və müştəri ehtiyaclarına daha yaxşı cavab verə bilir.
Bugünkü sürətli rəqəmsal mühitdə biznes əməliyyatlarının və proseslərin optimallaşdırılması bütün ölçülü və sənaye müəssisələri üçün çox vacibdir və bu, davamlı monitorinq və qiymətləndirmə tələb edən davamlı proses. Bizneslər inkişaf etdikcə və bazarlar dəyişdikcə, aktual və rəqabətli qalmaq üçün proseslərə düzəlişlər edilməli və optimallaşdırılmalıdır.
Effektivliyi artırmaq üçün prosesləri və iş axınlarını necə sadələşdirmək olar: Addım-addım təlimat
Aşağıdakılar şirkətlərin öz biznes əməliyyatlarını asanlaşdırmaq üçün ata biləcəyi bəzi praktik addımlardır:
Addım 1. Sadələşdiriləcək prosesləri müəyyən edin
Sadələşdirmədən faydalana biləcək biznes proseslərini müəyyən etməklə başlayın. Buraya müştəri xidmətlərindən tutmuş fakturadan layihənin idarə edilməsinə qədər hər şey daxil ola bilər.
Addım 2. Səmərəlilikləri müəyyən etmək üçün cari prosesi sənədləşdirin
Sadələşdiriləcək prosesləri müəyyən etdikdən sonra cari prosesi ətraflı şəkildə sənədləşdirin. Bu, darboğazları, təkmilləşdirilməli sahələri və avtomatlaşdırma imkanlarını müəyyən etməyə kömək edəcək.
Addım 3. Təkmilləşdirilməli sahələri müəyyən etmək üçün cari prosesi təhlil edin
Səmərəlilikləri, ixtisarları və təkmilləşdirilməli sahələri müəyyən etmək üçün cari prosesi təhlil edin. Prosesi sadələşdirmək, əl əməyini aradan qaldırmaq və təkrarlanan işləri avtomatlaşdırmaq imkanlarını axtarın.
Addım 4. Səmərəliliyi aradan qaldırmaq üçün prosesi yenidən dizayn edin
Təhlilinizə əsasən, səmərəsizliyi aradan qaldırmaq və səmərəliliyi artırmaq üçün prosesi yenidən dizayn edin. Bu, prosesin sadələşdirilməsini, lazımsız addımların aradan qaldırılmasını və ya təkrarlanan tapşırıqların avtomatlaşdırılmasını əhatə edə bilər.
Addım 5. Yeni prosesi həyata keçirin
Yeni prosesi tərtib etdikdən sonra onu mərhələlərlə həyata keçirin. Yeni prosesi sınayın və onun nəzərdə tutulduğu kimi işlədiyinə əmin olun və lazımi düzəlişlər edin.
Addım 6. Davamlı olaraq prosesi izləyin və təkmilləşdirin
Biznes proseslərinin sadələşdirilməsi birdəfəlik hadisə deyil, davamlı monitorinq və qiymətləndirmə tələb edir. Yeni proses tətbiq olunduqdan sonra, təkmilləşdirilməsi lazım olan sahələri müəyyən etmək üçün mütəmadi olaraq ona nəzarət edin. Səmərəliliyi və məhsuldarlığı artırmağa davam etmək üçün lazım olduqda prosesi təkmilləşdirin.
Biznes proseslərinin sadələşdirilməsi üçün alətlər
Şirkətlərə öz biznes proseslərini asanlaşdırmağa kömək edə biləcək bir sıra alətlər mövcuddur. Bu alətlər layihənin idarə edilməsi proqramından tutmuş avtomatlaşdırma vasitələrinə və bunların arasında olan hər şeyə qədər dəyişir:
İş axınının idarə edilməsi proqramı - monday.com
İş axınını avtomatlaşdırmaq və optimallaşdırmaqla iş axınının idarə edilməsi proqramı əl əməyini aradan qaldıra, səhvləri azalda və səmərəliliyi artıraraq onu bizneslər üçün dəyərli platformaya çevirə bilər. monday.com bütün ölçülü biznes üçün ideal iş axınının idarə edilməsi proqram həllidir.
Prosesin xəritələşdirilməsi alətləri - ClickUp
kimi proseslərin xəritələşdirilməsi alətləri Klikləyin bizneslərə öz proseslərini vizuallaşdırmaqda və təkmilləşdirmə sahələrini müəyyən etməkdə kömək edə bilər. Bu alətlər prosesləri sadələşdirməyə, artıqlıqları aradan qaldırmağa və tapşırıqları avtomatlaşdırmağa kömək edə bilər.
Ünsiyyət vasitələri - Slack
Effektiv ünsiyyət prosesləri tənzimləmək üçün açardır. kimi ünsiyyət vasitələri Slack və ya Microsoft Komandaları komandalara səmərəli əməkdaşlıq etməyə, səhvləri azaltmağa və səmərəliliyi artırmağa kömək edə bilər.
Monitorinq alətləri - mSpy
MSpy bizneslərə öz proseslərini və iş axınlarını sadələşdirməyə kömək edə biləcək güclü vasitədir. kimi səmərəliliyi və məhsuldarlığı artırmağa kömək edə biləcək bir sıra funksiyalar təklif edir
- Real vaxt rejimində işçilərin fəaliyyətinə nəzarət edin
- İşçinin yerini və hərəkətini izləyin
- E-poçt, mətn mesajları və sosial media fəaliyyəti də daxil olmaqla, işçilərin ünsiyyətinə nəzarət edin
- Vaxt itkisini müəyyən etmək və aradan qaldırmaqla məhsuldarlığı və səmərəliliyi artırın
- Potensial məlumat pozuntularına və ya təhlükəsizlik təhdidlərinə nəzarət etməklə təhlükəsizliyi artırın.
mSpy ilə müəssisələr öz prosesləri və iş axınları haqqında dəyərli fikirlər əldə edə, darboğazları və səmərəsizlikləri müəyyən edə və performansı yaxşılaşdırmaq üçün düzəldici tədbirlər görə bilər.
mcasus Kompüterlər üçün
Hədəf etdiyiniz Windows və Mac kompüterlərindən sirlərin açılması
- Keylogları oxuyun
- Sosial proqramları izləyin
- Baxış tarixçəsinə baxın
- Veb poçtlarını yoxlayın
- Quraşdırılmış proqramları tapın
- Yerli faylları yoxlayın
- Qoşulmuş USB-yə baxın
- Uzaqdan əmrlər göndərin
Biznes Proseslərinin Sadələşdirilməsi: Ən Yaxşı Təcrübələr
Biznes əməliyyatlarının sadələşdirilməsi hərtərəfli yanaşma tələb edir. Prosesinizi sadələşdirmə səylərinizin müvəffəqiyyətini təmin etmək üçün bu ən yaxşı təcrübələrə əməl edin:
1. Bütün maraqlı tərəfləri cəlb edin:
Bütün maraqlı tərəfləri, o cümlədən işçiləri, menecerləri və müştəriləri prosesə cəlb edin. Bu, hər kəsin dəyişikliklərlə razı olmasını təmin etməyə kömək edəcək
2. Təkrarlanan tapşırıqları avtomatlaşdırın
Avtomatlaşdırma şirkətlərə vaxta qənaət etməyə və səhv riskini azaltmağa kömək edə bilər. Məlumatların daxil edilməsi, hesab-faktura və əmək haqqının işlənməsi kimi təkrarlanan tapşırıqları avtomatlaşdırmaqla şirkətlər öz işçilərinin vaxtını daha dəyərli işlərə diqqət yetirmək üçün azad edə bilərlər.
3. Yalın Prinsipləri həyata keçirin
Arıq prinsiplər tullantıların aradan qaldırılmasına və proseslərin optimallaşdırılmasına diqqət yetirir. Şirkətlər əlavə dəyər yaratmayan fəaliyyətləri müəyyən etmək və aradan qaldırmaq, inventarları azaltmaq və dövriyyə müddətlərini yaxşılaşdırmaqla arıq prinsipləri həyata keçirə bilər.
4. Layihə İdarəetmə Proqramından istifadə edin
Layihə idarəetmə proqramı şirkətlərə iş axınlarını idarə etməyə və daha effektiv əməkdaşlıq etməyə kömək edə bilər. Layihə idarəetmə proqramından istifadə etməklə komandalar öz tərəqqini izləyə, daha effektiv ünsiyyət qura və təkmilləşdirilməli sahələri müəyyən edə bilərlər.
5. İşçilərin təliminə investisiya qoyun
Hər kəsin yeni prosesləri və iş axınlarını başa düşməsini təmin etmək üçün işçilərin təlimi vacibdir. İşçilərin təliminə sərmayə qoymaqla şirkətlər səhv riskini azalda və ümumi məhsuldarlığı artıra bilər.
xülasə
Nəticə etibarilə, biznes prosesləri və iş axınlarının sadələşdirilməsi şirkətin səmərəliliyinə, məhsuldarlığına və nəticəsinə əhəmiyyətli təsir göstərə bilər. Səmərəlilikləri müəyyən edib aradan qaldırmaqla müəssisələr xərcləri azalda, müştəri məmnuniyyətini yüksəldə və öz sənayelərində rəqabət üstünlüyü əldə edə bilərlər. Müəssisələrə öz proseslərini sadələşdirməyə kömək etmək üçün çoxsaylı alətlər və metodologiyalar mövcud olsa da, davamlı təkmilləşdirmə prosesinin davamlı bir səy olduğunu xatırlamaq vacibdir. Davamlı olaraq öz proseslərini qiymətləndirmək və təkmilləşdirməklə, bizneslər əyrinin qabağında qala və uzunmüddətli uğuru təmin edə bilərlər.
FAQ
Prosesin optimallaşdırılmasında ümumi problemlər daxildir dəyişikliyə qarşı müqavimət, maraqlı tərəflərin iştirakının olmaması, məlumatların qeyri-kafi təhlilivə qeyri-kafi resurslar.
Bu çətinliklərin öhdəsindən gəlmək üçün, effektiv ünsiyyət bütün maraqlı tərəflər üçün həlledici əhəmiyyət kəsb edir və onlara təklif olunan dəyişikliklərin faydalarını aydın şəkildə başa düşür. Məlumatların təhlili təkmilləşdirilməsi üçün potensial sahələri müəyyən etmək üçün hərtərəfli aparılmalıdır. Kadrlar və texnologiya da daxil olmaqla adekvat resurslar, optimallaşdırma səylərini dəstəkləmək üçün ayrılmalıdır. Bundan əlavə, bütün maraqlı tərəfləri prosesə cəlb etmək onların dəstəyini və iştirakını təmin etmək üçün vacibdir.
Biznes proseslərinin sadələşdirilməsi müəssisələrə səmərəliliyi artırmağa, xərcləri azaltmağa və məhsuldarlığı artırmağa kömək edə bilər. Bu, həmçinin daha yaxşı müştəri məmnuniyyətinə və artan gəlirə səbəb ola bilər.
Proseslərin sadələşdirilməsi iş itkisinə və ya müəyyən işçilər üçün iş yükünün azalmasına səbəb ola bilər. Bunun qarşısını almaq üçün müəssisələr işçiləri prosesə cəlb etməli və onlara yeni proseslərə uyğunlaşmaq üçün təlim və inkişaf imkanları təqdim etməlidir.
Biznesiniz üçün ən vacib olan proseslərdən və ya ən səmərəsiz olan proseslərdən başlamaq yaxşı fikirdir. Bu, dərhal nəticələri görməyə və gələcək təkmilləşdirmələr üçün sürət qazanmağa kömək edəcək. Bununla belə, şirkətlərin tənzimləmə zamanı tez-tez diqqət yetirdiyi bəzi ümumi sahələr bunlardır:
- Satış və marketinq prosesləri: Qurğuşun yaradılması, qurğuşun yetişdirilməsi və satışların çevrilmə nisbətlərinin yaxşılaşdırılması gəlir və artıma əhəmiyyətli təsir göstərə bilər.
- İstehsal və istehsal prosesləri: İstehsal iş axınının sadələşdirilməsi tullantıları azalda, keyfiyyəti yaxşılaşdıra və məhsulu artıra bilər.
- Müştəri xidməti prosesləri: Müştəri xidmətlərinin iş axınlarının təkmilləşdirilməsi müştəri məmnuniyyətini və sədaqətini artıra bilər ki, bu da təkrar biznes və müraciətlərin artmasına səbəb olur.
- İnzibati proseslər: Faktura, faktura və uçotun aparılması kimi inzibati vəzifələrin sadələşdirilməsi vaxta qənaət edə və səhvləri azalda bilər.
Ek Kompüter
Əgər biznes proseslərinizi necə sadələşdirmək barədə daha çox öyrənmək istəyirsinizsə, burada faydalı ola biləcəyiniz bir neçə resurs var:
- Marlon Dumas, Marcello La Rosa, Jan Mendling və Hajo A. Reijers tərəfindən "Biznes Proseslərinin İdarə Edilməsi: Hərtərəfli Sorğu" (ISBN 978-3-662-43813-8)
- Michael L. George, John Maxey, David Rowlands və Malcolm Upton (ISBN 100-978) tərəfindən "The Lean Six Sigma Cib Alətlər Kitabı: Keyfiyyət və Sürəti Təkmilləşdirmək üçün 0071441193 Alətə Tez İstinad Bələdçisi"
- Theodore Panagacos (ASIN B085FYJTJG) tərəfindən "Biznes Proseslərinin İdarə Edilməsi üzrə Ən Yaxşı Bələdçi: Bilməli olduğunuz hər şey və onu təşkilatınıza necə tətbiq etmək olar"